每期報稅前，最花時間的通常不是記帳，是把發票收齊。你的公司只要跟別人買過東西，對方開的電子發票就已經躺在財政部的平台上了，問題是你得先有一組帳號才看得到。
這組帳號叫「營業人帳號」，註冊在財政部電子發票整合服務平台，大家習慣簡稱它「大平台」。註冊不用錢、不用跑國稅局，準備好憑證跟讀卡機，自己在電腦前面十五分鐘就能完成。
更重要的是，註冊完之後你可以做一個設定，把發票查詢的權限授權給你的記帳事務所。之後每一期的進項銷項資料由事務所自己去撈，你連登入都不用。這篇就是帶你把這組帳號開起來。
先講清楚：註冊帳號不等於可以開電子發票
這是最常見的誤會，先講在前面。
大平台的營業人帳號，是財政部給你的一個資料查詢與設定的入口。有了它，你可以查自己公司的進項和銷項發票、下載每期的發票明細、設定各種授權、管理載具歸戶。
但它不是開票工具。你在上面找不到「開一張發票給客戶」的按鈕。想自己開立電子發票，那是另一段完全不同的流程，要向國稅局申請發票號碼（字軌），文章後半段會說明。
所以如果你目前是用手開發票，或者根本還沒開始開發票，這組帳號一樣該註冊，而且該現在就註冊。因為你買東西拿到的那些進項發票，就是靠它才撈得出來。
註冊前要準備的三樣東西
一張政府核發的憑證。平台接受工商憑證、XCA 憑證、GCA 憑證，或是負責人的自然人憑證。一般公司最常用的是工商憑證，公司設立登記時可以一併申請；如果當初沒申請，也可以到經濟部工商憑證管理中心補辦，填申請書、繳製卡費、蓋公司大小章寄過去，大約一到兩週拿到卡。
如果手邊真的沒有工商憑證，用負責人的自然人憑證也可以完成註冊，這對獨資或小型公司來說是比較快的路。
拿到卡之後記得先完成 IC 卡啟用，新卡沒開卡是讀不到的。
一台晶片讀卡機。網路上幾百塊的一般型就夠用。插上電腦之後，到工商憑證管理中心的環境檢測頁面下載對應的元件，不然瀏覽器讀不到卡片。
一台電腦。Windows 和 macOS 都在支援範圍內，但實務上 macOS 的讀卡元件比較容易出狀況。如果你在 Mac 上卡了二十分鐘還過不了驗證那一關，建議直接換一台 Windows 操作，會省下很多無謂的除錯時間。
五個步驟，把帳號註冊起來
進入平台，點右上角「登入」
先到財政部電子發票整合服務平台首頁，右上角有一個「登入」。
選擇身分，點「申請帳號」
進到登入頁之後，上方會要你選擇登入身分。這裡有消費者、營業人／扣繳單位、專業代理人、受贈團體、政府機關等選項，公司要選的是**「營業人／扣繳單位」**。
選好之後不要急著登入，你還沒有帳號。點下方那個「申請帳號」。
步驟一：服務聲明
第一關是服務聲明書，要把內容往下滑到底，「同意」按鈕才會亮起來。點「同意」進入下一步。
步驟二：驗證身分
插入憑證，輸入統一編號和憑證 PIN 碼，按「註冊」。
這一步是最容易卡住的地方，有兩個狀況要注意。
第一，如果跳出「統一編號錯誤」，先不要慌，也不要一直重試。這通常表示國稅局還沒把你的公司資料建檔完成，剛設立的公司很常遇到。過幾天再試一次就好。
第二，如果按下去完全沒反應，那大多是讀卡元件的問題，不是你的資料填錯。回去確認讀卡機驅動和憑證元件都裝好了。
步驟三：填寫資料
驗證通過後，系統會自動帶入公司名稱、負責人、營業地址這些登記資料，不用你自己打。你要填的是申請聯絡人和管理者帳號設定。
這裡有一個欄位請務必填對：Email。之後忘記密碼的重設信、平台的各種通知，全部都寄到這個信箱。填了一個沒人在看的信箱，後面要改很麻煩。建議填公司實際天天在收信的那個。
管理者帳號的密碼有長度和複雜度要求，設定的時候順手記下來。
步驟四：確認資料
送出前系統會把剛才填的內容整頁列出來讓你核對。確認沒問題，輸入圖形驗證碼，按「送出」。
步驟五：完成
看到註冊成功的畫面，這組帳號就開好了。之後就用統一編號加上你設定的帳號密碼登入。
註冊完，記得做這個設定
帳號開好只是第一步。如果你有委任記帳事務所，接下來這個設定會讓你之後每一期都省下大把時間。
平台上有一個功能叫「授權專業代理人查詢發票相關資料」，路徑在「接收方式及授權」→「設定接收方式及授權」。填入事務所的統一編號、授權期間、可查詢的發票期間，送出就完成了。
設定完之後，每一期的進項與銷項資料事務所自己去平台撈，你不需要登入、不需要匯出 Excel、不需要寄檔案。這個設定只要做一次，之後都不用再碰。
要注意的前提是，你得先完成主憑證登錄，也就是把剛才註冊用的那張憑證在平台上登錄為公司的主憑證。這一樣是一次性的動作。
我們在 SnapBooks 就是這樣做的。客戶第一次上線的時候，我們協助把帳號註冊和代理人授權一次設定好，之後每期的電子發票自動進系統。客戶要自己動手的只剩下拍照上傳那些平台上撈不到的東西：紙本收據、國外訂閱的帳單、員工代墊的雜支。
如果你還想自己開立電子發票
前面說過，這組帳號讓你查發票，不讓你開發票。想開的話還要再走一段，這裡簡單說明架構，你才知道自己缺哪一塊。
向國稅局申請字軌。 手開發票你會拿到一本，裡面每張都印好號碼。電子發票沒有實體本子，但號碼一樣要由國稅局配給你，這組號碼叫「字軌」，一組五十張。要準備電子發票字軌號碼申請書和幾份附表，送到公司登記地的國稅局審核。各區國稅局的表格版本略有不同，請以你所在地國稅局網站上的最新版為準。
找一家加值中心。 國稅局和大平台都不提供好用的開票介面，實際讓你按按滑鼠就開出發票、開完自動把資料傳到大平台的，是民間的加值中心。市面上選擇很多，計費方式差異也大，有的按張數、有的收年費、有的另收建置費。我們自己通常推薦客戶用 Amego 光貿，價格結構單純、發票量小的公司負擔很輕。
回大平台完成授權設定。 選定加值中心之後，要在大平台上授權它處理你的字軌號碼相關業務、設定接收方式、設定密碼種子。這幾個設定沒做，發票是開不出來的。
整段流程從開始準備到開出第一張發票，一般要兩到三週，主要時間花在等憑證和等國稅局審核。如果你預計某個月要開始開電子發票，建議提早一個月動工。
有一件事順帶提醒：申請電子發票之後，你還是可以繼續買手開發票，兩者不衝突。有些客戶會指定開立日期，或遇到系統當機，留一本備用是合理的。
幾個容易踩到的地方
電子發票不能補開過去日期。 電子發票必須按時序開立，開完之後還要在期限內上傳到大平台存證。買受人是營業人的話七日內，是一般消費者的話兩日內。上傳的時間戳記跑不掉，所以你不可能今天補開上個月的發票。如果你原本習慣月底統一整理再開，換成電子發票之後這個習慣要改掉。
跨月退貨用折讓，不要用作廢。 當月開的發票，當月底前發現錯誤可以作廢重開。但上個月的發票這個月才要處理退貨，請開折讓單，不要作廢。原因是營業稅單月申報，你在申報期間去作廢一張已經申報過的發票，事務所如果不知情，下載資料的時間差就會讓申報金額對不起來。很多加值中心其實不會擋你作廢舊發票，這件事要靠自己記得。
空白字軌記得回傳。 每期沒用完的字軌要傳回大平台，漏傳會被通知限期改正。有些加值中心有自動上傳功能，有些沒有，挑的時候可以先問清楚。這是很常見也很冤枉的裁罰原因，完全可以避免。
電子發票不需要印出來貼在傳票後面。 稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第 24 條寫得很清楚，以媒體儲存的原始憑證，只要在記帳憑證上載明憑證字軌號碼，就不適用黏貼裝訂成冊的規定。你印出來是為了自己好核對，不是為了合規。
參考資料
- 統一發票使用辦法 第 7 條 — 全國法規資料庫，電子發票的定義，以及存根檔、收執檔、存證檔三份檔案的規定
- 加值型及非加值型營業稅法 第 32 條之 1 — 全國法規資料庫，營業人開立電子發票應傳輸至財政部電子發票整合服務平台存證，傳輸時限由財政部公告
- 電子發票實施作業要點 — 財政部主管法規共用系統，完成系統自行檢測後向所在地稽徵機關申請字軌號碼、按期配號，以及空白未使用字軌應依限傳輸至整合服務平台
- 稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法 第 24 條 — 全國法規資料庫，以媒體儲存之原始憑證於記帳憑證載明憑證字軌號碼者，不適用黏貼裝訂成冊規定
- 電子發票專區 — 財政部中區國稅局，電子發票字軌號碼申請書及相關附表下載