月底整理發票的時候，最花時間的通常不是記帳，是「把發票收齊」。
Gmail 裡躺著幾封 PDF、Line 裡有同事傳的照片、有些供應商說「已經開給你了」但你根本沒收到。等你都湊齊，兩三個小時就沒了。
其實這些有打你公司統編的電子發票，財政部的平台上通通有。你只要進去一次，就能把整個期別的進項、銷項全部撈出來。
先講結論：登入財政部電子發票整合服務平台，用「查詢與下載」把 Excel 拉出來對帳，需要憑證聯再單張印，要報稅就下載媒體申報檔。三種檔案用途不同，別搞混。如果你對電子發票的字軌、載具這些名詞還不太熟，可以先看電子發票一次搞懂。
平台上有三種下載，你要先知道自己要的是哪一種
第一種是整批下載 Excel。
進平台之後第一件事是選對登入身分。首頁右上角有五種身分，公司要選「營業人/扣繳單位」，帳號密碼或憑證登入都可以。
登入身分選錯就查不到公司的發票，記得是「營業人/扣繳單位」這一個。
路徑是登入後左側的「營業人功能選單」→「查詢與下載」→「發票查詢/列印/下載」，選好發票日期區間，進項跟銷項建議分兩次下載。
查詢表單裡「進/銷項」可以選進項、銷項或銷&進項，資料類型與發票狀態維持全部就好。
「發票期別」這個欄位可以切成依期別、依年月、依日期三種。報營業稅是兩個月一期，直接選「依期別」抓 07-08 期最省事；要跟銀行帳單對月份，才用依年月或依日期。
依期別抓的區間跟營業稅申報一致，不用自己算起訖日。
查詢結果出來之後，左上角的核取方塊可以一次全選，下方那排按鈕就是三種下載的入口：下載 PDF 檔、下載電子發票證明聯（5.7）、下載 Excel 檔、下載 CSV 檔。要對帳就按 Excel。
同一個畫面就能決定你要的是對帳用的 Excel，還是要拿去簽核的證明聯。
拿到的 Excel 裡面會有發票主檔跟發票明細，主檔是一張發票一列，明細是品項層級。這是最適合拿來對帳、盤點漏收發票的格式，也可以匯入支援的記帳系統。
第二種是線上查詢後列印電子發票證明聯。
同一個查詢畫面，選到你要的那幾張，可以下載 PDF，或是印出含 QRCode 的電子發票證明聯。要注意 B2B 跟 B2C 的資料是分開查的，還有發票狀態，作廢的那幾張別跟著印進去。
這種適合的情境是：報帳要簽核、老闆要看單據、或是被國稅局查帳時要提示原始憑證。日常記帳其實不用每張都印。
第三種是媒體申報檔。
可以直接轉入營業稅申報系統，省下人工鍵入。但這裡有個前提：檔案裡的進項不會自動幫你判斷可不可以扣抵，營業稅法第 19 條那些不得扣抵的項目（交際費、非供本業使用的貨物勞務等等），還是要人去看過一遍。營業稅本身的申報節奏可以參考營業稅完整指南。
真正會出事的不是下載，是你以為下載到的就是全部
我們實際幫客戶對帳時，最常遇到兩種漏網之魚。
一是月底那幾天的發票。B2B 電子發票賣方最晚可以在開立後 7 天內上傳，你月初 1 號就急著下載上個月的資料，很可能少了最後幾張。等個幾天再下載一次，或是下載完再比對一次銀行帳單，會安全很多。
二是作廢跟折讓。你 5 號下載了，供應商 10 號把發票作廢重開，你的 Excel 不會自己更新。這是為什麼申報前一定要再撈一次，而不是拿月初那份直接送出去。
還有一個小地方：Excel 單次下載的筆數跟日期區間是有上限的，發票量大的公司要分段下載。你如果每期有幾百張進項，記得檢查一下最後一列的發票號碼，是不是剛好斷在整數。
如果你有委任記帳事務所，其實這件事可以完全不用自己做
平台上有一個很多人不知道的功能：授權專業代理人查詢發票相關資料。
路徑在「接收方式及授權」→「設定接收方式及授權」→「授權專業代理人查詢發票相關資料」，填入事務所的統編、授權期間、可查詢的發票期間，送出就完成了。之後每期的進銷項資料，事務所自己去撈就好，你連登入都不用。
前提是你要先完成兩件事：用工商憑證或負責人自然人憑證註冊平台帳號，以及完成主憑證登錄。這兩步只做一次，之後都不用再碰。
我們在 SnapBooks 就是這樣做的。客戶第一次上線時我們協助完成授權，之後每期的電子發票由系統自動拉進來，人工只要處理那些平台上沒有的東西：紙本收據、國外訂閱的 invoice、員工代墊的雜支，拍照上傳就好。
有個客戶原本每期要花大概兩個半小時整理發票，換成這個流程之後，他自己要做的事情剩下拍幾張照片。省下來的不是他多會用電腦，是流程本來就不該讓他做這件事。
電子發票不需要印出來貼在傳票後面
順帶一提，法規上早就不要求你把電子發票印出來裝訂了。稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第 24 條有寫，以媒體儲存的原始憑證，只要在記帳憑證上載明憑證字軌號碼，就不適用黏貼裝訂成冊的規定。你印出來，是為了自己好核對，不是為了合規。
所以下次月底，先問自己一句：這張發票我到底是為了對帳印的，還是因為習慣印的？
參考資料
- 加值型及非加值型營業稅法 第 19 條 — 全國法規資料庫，不得扣抵進項稅額的項目，包含非供本業使用、交際應酬、酬勞員工、自用乘人小汽車
- 稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法 第 24 條 — 全國法規資料庫，以媒體儲存之原始憑證於記帳憑證載明憑證字軌號碼者，不適用黏貼裝訂成冊規定
- 電子發票實施作業要點 — 財政部主管法規共用系統，電子發票開立後傳輸至整合服務平台的期限，買受人為營業人 7 日、非營業人 2 日
- 營業人應依限據實上傳電子發票，以免受罰 — 財政部，未依限上傳電子發票的裁罰說明